Rekrytoinnin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14.

Päivitetty 27.6.2025.

Rekisterin nimi

Suomen Lähilääkärit Oy:n rekrytointirekisteri

Rekisterinpitäjä

Suomen Lähilääkärit Oy (3514874-2)
Töölönkatu 7 A 4, 00100 Helsinki

Rekisterin vastuuhenkilö

Sonia Singh
puh. 044 235 03 67
etunimi.sukunimi@lahilaakarit.fi

Tietosuojavastaava

Sonia Singh
puh. 044 235 03 67
tietosuoja@lahilaakarit.fi

Henkilötietojen käsittelijät

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee Lähilääkäreiden henkilöstöön kuuluvat henkilöt rekrytointiprosessiin liittyviä työtehtäviä suorittaessaan. Saatamme ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät (Teamtailor) tai henkilöstön suorahaun (headhunting). Saatamme myös hyödyntää tekoälyä henkilötietojen käsittelyssä. Huolehdimme tällöin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekrytointirekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Lähilääkäreiden rekrytointiprosessin toteuttaminen ja potentiaalisten hakijoiden tietojen tallentaminen (hakijan luvalla) Lähilääkäreiden myöhempiä rekrytointitarpeita varten. Tämä sisältää muun muassa hakemuksen käsittelyn, hakijan arvioimisen rekrytointia varten, yhteydenpidon hakijoihin ja muut hakuprosessiin liittyvät toimet.

Henkilöarviointi voidaan tehdä osana rekrytointia. Sen tarkoituksena on kartoittaa rekrytointiprosessissa pitkälle edenneiden valmiuksia ja vahvuuksia suhteessa täytettävän työtehtävän edellytyksiin. Henkilöarviointeja voidaan toteuttaa johdon tai muiden vaativien asiantuntijatehtävien rekrytoinneissa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on ensisijaisesti suostumuksesi hakemuksesi käsittelemiseksi ja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi.

Huomioithan, että olet velvollinen hankkimaan tarvittavat suostumukset mahdollisten suosittelijoiden henkilötietojen tallentamiseksi ja käsittelemiseksi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö, joista keskeisimmät ovat lueteltu tässä:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Työsopimuslaki (55/2001)
• Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)

Henkilötietoryhmät

Tyypillisesti saamme suoraan sinulta seuraavia tietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Osoite
• Esittely itsestäsi, kuten liitteenä lähettämäsi hakemus ja CV
• Muut toimittamasi tiedot, kuten todistusliitteet ja tieto suosittelijoista

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saamme ensisijaisesti sinulta itseltäsi. Henkilötietoja voidaan kuitenkin kerätä myös rekrytointiprosessiin osallistuvilta rekrytointiyhtiöiltä ja –konsulteilta esimerkiksi henkilöarviointien yhteydessä. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa, esimerkiksi JulkiTerhikki ja LinkedIn-palvelu. Suostumuksellasi tietoja voidaan saada myös muun muassa suosittelijoiltasi.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Säännönmukaisesti emme luovuta tietoja. Saatamme kuitenkin luovuttaa tietoja lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä.

Rekrytoinnissa ja henkilöarvioinnissa Lähilääkärit saattavat tarvittaessa käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa. Palveluntarjoaja käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen kyseisen toimeksiannon toteuttamiseksi

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti siirrä hakijaa koskevia henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Esimerkiksi Lähilääkäreiden käyttämien asiakastietojärjestelmien konesalit sijaitsevat EU- tai ETA-maissa.

Tietojen säilytysajat

Mikäli henkilötiedot on kerätty tiettyä kandidaatin hakemaan työtehtävään liittyen, henkilötiedot poistetaan rekrytointiprosessin päätyttyä, ellei rekisteröity ole ilmaissut tahtoansa tietojen säilyttämiseksi esimerkiksi tulevien työtehtävien tarjoamiseksi. Henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää pidempään, mikäli säilyttämiselle on jokin erityinen syy, esimerkiksi oikeusvaateen ja vastaavien vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tällöin säilytysajan määräytymiseen vaikuttaa muun muassa lainsäädäntöön perustuvat yleiset vahingonkorvauksien vanhenemisajat. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista milloin tahansa. Muutoin henkilötiedot säilytetään niin pitkään, kuin se on tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Tämän rekisterin osalta tietoja säilytetään 10 vuotta viimeisimmän aktiivisen yhteydenpidon jälkeen.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Lähilääkärit suojaavat henkilötiedot koko elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia suojakeinoja. Henkilötietoja suojataan mm. ennakoivalla riskienhallinnalla, tietoteknisin suojakeinoin, varmuuskopioimalla, käyttäjähallinnalla ja turvallisuusjärjestelmillä.

Hakijan rekrytointiin tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt saavat käsitellä hakijan tietoja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa sitä edellyttävät.

Manuaalinen aineisto säilytään lukittavissa arkistoissa, joihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joilla on siihen oikeus. Sähköisesti talletetut tiedot on suojattu sähköisellä käyttöoikeudella.

Ohjelmistosovelluksiin on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset samoin kuin työasemien käyttöön. Tietojärjestelmien ja niissä olevien tietojen käyttöä seurataan käyttäjätunnuksittain. Ohjelmiston käyttöönoton yhteydessä henkilökunta on saanut koulutuksen ja ohjeet.

Uuden henkilökunnan koulutus ja ohjaus tapahtuu perehdytysohjelman mukaisesti. Henkilökunta tekee salassapito- ja vaitiolositoumuksen työsopimuksen solmimisen yhteydessä.

Hakijan oikeudet

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille.

Pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Sinulla on myös oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset, vanhentuneet tai muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus poistaa tiedot

Sinulla on oikeus peruuttaa tietojen käsittelyn suostumus ja tämän jälkeen esittää Lähilääkäreille kirjallinen pyyntö sinua koskevien tietojen poistosta rekisteristä, niiltä osin kuin tietoja ei käsitellä lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi.

Miten voin toteuttaa oikeuteni?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisellä allekirjoituksella tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla pyynnöllä. Pyynnön esittävän henkilöllisyys tarkistetaan.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta https://tietosuoja.fi/

Huomioithan, että henkilötietojen käsittelyn vastustaminen tai henkilötietojen poistaminen voi johtaa siihen, että sinua ei ole mahdollista ottaa huomioon Lähilääkäreiden rekrytointiprosessissa.